5 miti sulla collaborazione con l’assistente virtuale

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Professione: assistente virtuale

La professione di assistente virtuale diventa ogni giorno sempre più conosciuta. I servizi di assistenza virtuale sono nati intorno al 1981 quando venne fondata Association of Business Support Services International, la prima organizzazione che supportava il lavoro da remoto.

Tutti i giorni gli assistenti virtuali lavorano per le piccole e medie aziende, aiutando gli imprenditori a portare a termine le attività e liberando il loro tempo libero. Oggi troviamo assistenti virtuali specializzati in contabilità, marketing, software o real estate.

Nonostante ciò molte persone sono ancora restie quando si parla di collaborazione con un’assistente virtuale. Perché? Ecco i 5 principali dubbi che di solito si pongono le persone che vorrebbero iniziare una collaborazione con l’assistente virtuale:

Sicuramente lavorando da casa svolgerà meno lavoro…

Lavorare con qualcuno che non è presente in ufficio e che non si è mai visto di persona non è facile. Si deve affrontare il vero e proprio cambiamento di mentalità. Spesso si pensa che una persona lavorando da remoto non riesca ad essere produttiva quanto un dipendente in 8 ore. In realtà l’assistente virtuale è molto più produttivo dell’impiegato,  in quanto lavoratore autonomo. Bisogna solo ricordare che nel processo di delega all’assistente virtuale va spiegato tutto nei minimi dettagli quello che ci si aspetta,  in modo tale da poter svolgere le attività senza inutili  perdite di tempo.

Lavorare insieme significa vincere insieme

L’assistente virtuale di solito è pagato a progetto o a ore quindi non può permettersi tempi morti. Per di più essendo un libero professionista deve difendere e consolidare la propria professionalità quindi sicuramente farà tutto il possibile per accontentare il cliente e svolgere al meglio i compiti assegnatigli.

Come faremo a comunicare visto che la collaborazione è da remoto?

Molti pensano che sia difficile comunicare in modo efficace quando si collabora con un assistente virtuale. Oggi giorno gli strumenti di lavoro disponibili online permettono qualsiasi scambio di informazioni e spesso sono anche gratuiti. I programmi giusti da usare sono:

Usando queste applicazioni e stabilendo i giorni durante i quali ci si sente per gli aggiornamenti sui progetti da svolgere,  il risultato finale sarà garantito. Inoltre la videochiamata, opportunamente utilizzata,  può aiutare a conoscersi meglio e magari risolvere alcuni dubbi o incomprensioni prima che si manifestino.

Come posso sapere quante ore lavora?

Oltre agli strumenti già citati,  per quanto riguarda la comunicazione, ci sono altri programmi (anche questi spesso gratuiti) che permettono di tracciare le ore di lavoro:

Personalmente uso Toggl che mi serve non solo a registrare le ore lavorative ma mi aiuta anche a gestire il mio tempo davanti al monitor. Mi piace capire quanto tempo passo in rete per leggere varie notizie, migliorare il mio sito web o scrivere un nuovo articolo per il mio blog. Ritengo che il tempo sia una risorsa preziosa quindi non voglio utilizzarlo per le cose futili.

Chissà se è una persona preparata e all’altezza dei compiti che dovrà svolgere…

Tutte le assistenti virtuali che conosco hanno alcune caratteristiche in comune: curiosità, voglia di migliorare le proprie competenze e professionalità. Un’assistente virtuale è una persona abituata ad aggiornarsi e imparare nuove cose in continuazione. Infatti spesso ci troviamo con altre professioniste durante corsi di aggiornamento o seminari vari.

Sicuramente durante la collaborazione con un’assistente virtuale c’è un’altro aspetto molto importante: FIDUCIA.  Si, perché alla base di ogni processo di delega c’è la fiducia, che non può mai mancare, anche se so che non è facile fidarsi di qualcuno che non hai mai visto di persona. Quando scegliamo un nuovo collaboratore per la nostra azienda cerchiamo sempre di valutare bene le competenze, le qualità personali, il costo e ascoltando il nostro intuito.

Nessun uomo è un’isola

Un’assistente virtuale serio che tenga alla propria reputazione non svolgerà mai un compito che sa di non poter eseguire in modo professionale. Spesso, in questo ambito, ci sono delle vere e proprie collaborazioni tra le assistenti virtuali, in quanto ognuna possiede delle peculiarità. Se sono a conoscenza che una mia collega è specializzata a fare podcast oppure se non mi occupo di contabilità, posso segnalare ai miei clienti i nominativi di colleghe assistenti virtuali di fiducia.

Quanto costa?

Da sempre, in Italia,  il costo del lavoro è l’aspetto più oneroso per un’impresa.  Talvolta le aziende rinunciano ad incrementare il personale  (anche se necessario),  cercando soluzioni alternative all’interno dell’azienda stessa, soluzioni che spesso si traducono in scarsa qualità e disservizi all’utente finale. In questo modo, si rischia di appesantire il lavoro delle poche risorse umane disponibili.  Risultato: pochi che lavorano troppo.  La conseguenza di queste scelte del tutto errate si ripercuote sulla vita privata delle risorse umane in quanto persone: stanchezza, zero tempo libero da dedicare alla vita privata o ai propri hobbies, pochi stimoli  a migliorare professionalmente e molta difficoltà a raggiungere gli obiettivi prefissati. Difficilmente un’azienda può crescere in queste condizioni, è la realtà che molte imprese stanno vivendo.

Quanto vale il tuo tempo? Quanto hai risparmiato?

Essendo un libero professionista ogni assistente virtuale ha le sue tariffe che comunque risultano abbastanza allineate. Offrendo vari servizi, dalla segreteria fino alla realizzazione di siti web, per quantificare il costo della collaborazione con l’assistente virtuale, occorre valutare l’entità del lavoro.  Il costo di gestione del profilo sui social media sarà diverso dalla gestione di un’agenda. Di solito i contratti con l’assistente virtuale vengono stipulati in base alla tariffa oraria oppure a progetto. La collaborazione con l’assistente virtuale non dovrebbe essere visto come un costo ma come un’opportunità. E’ una soluzione che ti permette di alleggerire il tuo carico lavorativo, ritrovando il tempo da dedicare alla tua attività o a te stesso.

Hai già preso in considerazione una collaborazione con l’assistente virtuale? Hai ancora dubbi?

Scrivimi e vediamo come posso aiutarti.

Assistente Virtuale

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