Come migliorare la propria organizzazione?
Ogni giorno siamo tutti sommersi da incombenze e tanti compiti da portare avanti sia nella vita lavorativa che in quella privata. Certe volte ci rendiamo conto di non avere la situazione sotto controllo e ci sentiamo in ansia. E’ possibile avere una grande quantità di cose da fare e allo stesso tempo mantenere la calma ed avere tutto sotto controllo?
“Questa costante improduttiva preoccupazione per le cose che dobbiamo fare è il più grande consumatore di tempo ed energia” (Kerry Gleeson)
Secondo me si, tutto è un continuo allenamento e anche l’organizzazione delle proprie attività. Questo processo si potrebbe racchiudere in 5 passi:
Raccogliere
Provate a scrivere tutte le attività sia professionali che personali che dovete portare a termine. Ricordatevi di preparare il vostro elenco raccogliendo tutto ciò che vi viene in mente, eliminando in questo modo tutti pensieri inutili. Decidete voi che contenitore utilizzare per la vostra organizzazione, un block notes, un computer o magari preferite un smartphone.
“Non ci vuole molta forza per fare le cose, ma ce ne vuole moltissima per decidere che cosa fare” (Elbert Hubbard)
Esaminare
Dopo aver compilato l’elenco di tutte le attività, non ci rimane che esaminarle una per una fino in fondo ponendoci delle domande. Questa fase ci aiuta ad eliminare ciò che non serve, archiviare, rimandare, delegare il più possibile, sistemare ed identificare tutti i progetti per poter migliorare la propria organizzazione.
Organizzare
Organizzare significa formare, disporre e coordinare qualcosa in modo funzionale. Per gestire le attività conviene stilare una lista di progetti/obiettivi da utilizzare come promemoria per portarli a termine. Invece la lista delle “prossime attività” ci aiuta a registrare tutte le azioni da compiere o che gli altri dovrebbero compiere per noi. Infine un’agenda ci può dare una mano a pianificare le attività per data o per ora, scrivere ci aiuterà a memorizzare meglio tutte le attività, assegnando il giusto valore ad ognuna.
Verificare
Controllate la vostra agenda regolarmente in modo tale da poter avere chiara la visione delle cose da fare in un determinato giorno o una determinata ora. Stabilite un giorno alla settimana e prendetevi un po di tempo per verificare le vostre attività, revisionarle, aggiornare tutte le liste ed ordinarle. La verifica settimanale deve diventare un’abitudine per condurci ad una migliore visione del nostro lavoro e della vita in generale.
Fare
Alla fine non ci rimane che passare all’ultimo punto del processo dell’organizzazione e qui nasce spontanea la domanda : qual’è la prima cosa da fare ? Considerando che avete superato le 4 fasi iniziali direi che a questo punto potete affidarvi al vostro intuito considerando quattro aspetti fondamentali di questo processo:
- contesto
- tempo a disposizione
- energia a disposizione
- priorità
Certo, non dimentichiamo che quotidianamente si presentano davanti a noi gli imprevisti e allora cosa fare quando si presentano ? Sicuramente la loro gestione è un’ottimo allenamento per quanto riguarda la nostra organizzazione. E’ importante imparare a destreggiarsi su più fronti e calibrare le proprie scelte in base agli obiettivi. Avendo organizzato tutto bene non sarà difficile gestire gli imprevisti e passare da un’attività all’altra.
Migliorare la propria organizzazione non è sempre facile.
Spero che quest’articolo sia stato utile e che ti ha aiutato a gestirti meglio e ha aumentare la tua produttività. Ma se per caso hai ancora qualche dubbio contattami e sicuramente potrò aiutarti ad organizzare le tue giornate e fare in modo di avere la situazione sempre sotto controllo.