Delegare: il significato
La parola delegare significa incaricare qualcuno di eseguire atti in propria vece. Proviene dal latino “de-” che indica distanziarsi da/sciogliere e “-legare” legare quindi letteralmente sciogliere da un legame. Quando deleghiamo ‘sleghiamo’ una persona dalle attività che dovrebbe svolgere, autorizzando un’altro ad agire al posto nostro.
In un’azienda ci sono tante attività e funzioni che presentano una certa ripetizione o routine e possono essere paragonate a dei ‘rompicapo’. Per far crescere la sua impresa l’imprenditore deve affrontare e portare a termine queste attività. Delegando i ‘rompicapo’ si può ottimizzare il proprio tempo dedicandosi alle attività più redditizie razionalizzando tempi e metodi. L’unica via per progredire in qualsiasi business è continuare a delegare.
“Molte persone si rifiutano di delegare perché pensano che questo richieda troppo tempo e troppo sforzo e sono convinti di poter far meglio da soli. Delegare in modo efficace è forse l’attività con il più alto valore aggiunto che esista”
(Stephen Covey)
Definite attività o pacchetto di lavoro da delegare
Una volta capito che siamo arrivati al punto in cui dovremmo delegare, dobbiamo definire quali attività possono essere delegate. L’oggetto della delega deve essere chiaro e preciso. Nessun aspetto dovrebbe essere omesso o peggio ancora sottinteso. Il ricevente della delega deve poter agire con sicurezza ed avere chiara la visione dell’obiettivo di un’intero processo. Definiamo i contenuti e i limiti della delega, illustrando le finalità di essa. L’errata definizione dell’attività da svolgere può generare anche nelle persone ben preparate insicurezza e vanificare l’intero processo.
Scegliete persone affidabili
Dopo aver messo da parte il nostro ego e il pensiero che soltanto noi siamo in grado di fare le cose bene, possiamo iniziare la nostra ricerca dei futuri delegati. Tante volte ci si blocca davanti al processo di delega per colpa di esperienze negative vissute in passato. L’insuccesso vissuto non deve influenzare il nostro presente e dovrebbe aiutarci a non commettere gli stessi errori. Sicuramente scegliere le persone con cura è uno dei passi fondamentali per l’intero processo. In questa fase bisogna valutare accuratamente le capacità del collaboratore di eseguire un determinato lavoro e l’adeguatezza al compito che gli si vuole assegnare. Inoltre le persone dovrebbero essere in grado di eseguire un’autovalutazione del proprio operato senza la necessità di un continua supervisione.
Condividete metodologie e modelli
In base all’oggetto della delega si dovrebbero definire eventuali supporti e metodi a disposizione. Servono linee guida ben precise e chiare in modo tale che le persone possano operare in tranquillità. Bisogna confrontarsi sulle risorse a disposizione ed informarsi se ci sia qualcosa in particolare da aggiornare, verificare oppure acquistare. In più condividere le aspettative e dare tutte le informazioni necessarie a chi riceve la delega, aiuta a capire il contesto e non solo il compito. Evidenziare i punti critici delle funzioni delegate consente di svolgere al meglio le attività.
Siate aperti al confronto
La comunicazione e il continuo confronto sono indispensabili nel processo. E’ molto importante confrontarsi regolarmente in modo da mettere meglio a punto le attività . Fin da subito conviene programmare dei momenti di analisi dei risultati e di feedback sulle attività. Nelle prime fasi saranno necessarie frequenti occasioni di verifica in modo da poter eventualmente correggere la rotta. Questi momenti sono anche indispensabili per trasmettere ai collaboratori la sensazione di non essere lasciati soli e per seguire con regolarità gli sviluppi dell’ oggetto della delega. Le verifiche devono essere condotte con saggezza diventando un’opportunità di confronto, correzione e crescita.
Imparate a monitorare, senza intromettervi
L’errore più grande che commettono alcuni imprenditori è quello di intromettersi ad ogni costo nelle attività già delegate, ed imporre ai collaboratori il proprio metodo. Non serve proprio a niente anzi a questo punto il collaboratore si sente inutile e viene a mancare la fiducia, fondamentale nell’intero processo di delega. Infatti non dimentichiamo che delegare non significa liberarsi dei compiti che non ci piacciono. Delegare significa mettere in atto una strategia che contiene un impegno bilaterale assunto dalle parti con la certezza che sarà rispettato. Siate presenti, imparate ad osservare da fuori, controllate come procede lo svolgimento del progetto senza entrare nell’operatività. Correggete ma con discrezione e senza indurre frustrazione nei confronti altrui.
“L’arte di delegare è una delle abilità chiave che ogni imprenditore dovrebbe possedere”
(Richard Branson)
Hai ancora dubbi? Hai paura di perdere il controllo sulle tue attività? Pensi di spendere tanto? Prova la delega a termine attribuita ad un specifico compito collaborando con un’assistente virtuale. Potresti iniziare delegando piccoli compiti e provando la collaborazione che sicuramente necessità di un periodo di rodaggio. Ricordati che l’assistente virtuale può:
- supportarti nella comunicazione online
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- e ricorda…..l’a.v. è un’opportunità non un costo