La collaborazione con un’assistente virtuale
Spesso si inizia a costruire la propria azienda partendo da zero e da soli però dopo un po’ di tempo ci si rende conto che abbiamo soltanto due mani e il nostro tempo è limitato. Sicuramente un’assistente virtuale è un’ottima soluzione per piccole e medie imprese, startup e tanti imprenditori. Questa figura potrebbe sollevarti da tante incombenze, alleggerire il tuo carico lavorativo e aiutarti a gestire i picchi di lavoro.
In rete puoi trovare tante assistenti virtuali. Ma come si fa a scegliere quella giusta? Che cosa chiedere al primo colloquio telefonico? Ecco secondo me le domande giuste da rivolgere, che ti aiuteranno a compiere la giusta scelta e conoscere meglio la tua futura assistente virtuale.
Perché hai deciso di diventare un’assistente virtuale?
Questa domanda è un’ottimo modo per iniziare la conversazione in modo rilassato ed informale. L’assistente virtuale condividerà con te il suo percorso, raccontandoti le sue esperienze professionali. Essendo una domanda molto aperta potrai già capire tante cose sulla persona, il suo carattere, i suoi obiettivi ed interessi.
Quali sono le tue peculiarità? Che lavoro preferisci svolgere?
Secondo me questa domanda è molto importante perché cosi riesci a capire quali attività potresti delegare per essere svolte al meglio. Una persona responsabile è pienamente consapevole dei suoi punti deboli e delle sue capacità quindi non dovrebbe avere problemi a dirti quale lavoro preferisce svolgere oppure quali sono i suoi punti deboli. Con queste domande cerca di dare più spazio possibile all’assistente virtuale scoprendo di più sulle sue abilità, competenze, lavori svolti, in questo modo potrai avere più informazioni a disposizione e di conseguenza effettuare la scelta migliore per te e la tua azienda.
Il lavoro di squadra è la capacità di lavorare insieme verso una visione comune. La capacità di dirigere la realizzazione individuale verso degli obiettivi organizzati. E’ il carburante che permette a persone comuni di raggiungere risultati non comuni.
(Andrew Carnegie)
Quali strumenti usi nel tuo lavoro?
Tutte le assistenti virtuali che conosco personalmente sono persone molto preparate e sempre aggiornate sulle ultime tecnologie. Un’efficace collaborazione con un’assistente virtuale non può svolgersi senza l’uso dei giusti strumenti che si tratti di:
Potresti anche chiedere quali programmi preferisce usare in modo da capire subito come organizzare la vostra collaborazione.
Come organizzi la tua giornata di lavoro?
Iniziando la collaborazione con un’assistente virtuale è importante capire:
- che orari di lavoro segue?
- in quanto risponde alle e-mail?
- quale è il suo modo preferito per comunicare?
Queste domande ti aiuteranno a porre le basi per una buona collaborazione dove la comunicazione è fondamentale. Ho già parlato di questo aspetto nel mio articolo riferito al potere della delega. Tutti gli aspetti riguardanti il modo di comunicare, eventuali appuntamenti telefonici e sugli aggiornamenti delle attività da svolgere, dovrebbero essere concordati prima. Bisogna anche tener conto del fuso orario se si collabora con una persona che si trova in un altro continente.
Cosa faresti se non fosse possibile portare a termine un’attività?
Mi è già capitato di rimanere per qualche giorno senza connessione ad internet a causa di un guasto sulla linea oppure che il computer decida di abbandonarci. Secondo me la prima cosa da fare è comunicare al cliente il proprio problema e poi porre subito in atto un piano alternativo per garantire che le scadenze vengano rispettate e le attività portate a termine, indipendentemente dall’accaduto.
Cosa fai nel tuo tempo libero?
Il lavoro è una cosa importante per tutti noi ma anche le nostre passioni raccontano tante cose su di noi. Quando vieni a conoscenza del fatto che l’assistente virtuale ama leggere ed imparare nuove lingue è indizio di una persona che vuole migliorarsi costantemente e non ha paura di affrontare nuove sfide. Questa domanda ci consente di conoscere più a fondo la persona con cui andremo a collaborare rivelando aspetti che difficilmente riusciresti a cogliere con altre domande.
Nessun uomo è un’isola, completo in se stesso; ogni uomo è un pezzo del continente, una parte del tutto. (John Donne)
Vorresti iniziare una collaborazione con un’assistente virtuale?
Contattami e vediamo come posso aiutarti.