Ho notato che una delle transizioni più difficili da compiere per le persone che lavorano in proprio è il passaggio dal fare al delegare.
Non è facile passare dall’idea che puoi fare tutto all’idea che non puoi e non devi fare tutto. Per esempio, una ricerca di Hardvard Business Review ha stimato che i “lavoratori di conoscenza (qualcuno il cui contributo principale al lavoro è la conoscenza su un argomento specifico) trascorrono gran parte del loro tempo (in media 41%) in attività discrezionali che offrono poca soddisfazione personale e potrebbero essere gestite con competenza da altri.”
Infatti, il primo passo per delegare è lasciar andare. Non importa quanto ti piacerebbe fare tutto da solo, semplicemente non è possibile.
Perché è così difficile passare dal fare al delegare?
Ci aggrappiamo istintivamente a compiti che ci fanno sentire occupati, e quindi importanti, e così rimaniamo impigliati nella rete di impegni da cui è difficile districarsi. Alcune attività non sono importanti o prioritarie, ma quando facciamo progressi ci sentiamo soddisfatti anche se ci allontaniamo dai nostri obiettivi.
E poi ci sono le paure che ci frenano: il lavoro non verrà svolto bene, ci vorrà molto tempo per creare il flusso di lavoro, costerà troppo, chissà se ci si può fidare della persona a cui dovrei delegare le attività.
A tutto questo si aggiunge la convinzione che una piccola attività non può permettersi di delegare. Quindi si cerca di fare tutto da soli. Il risultato – stanchezza, poca chiarezza mentale, mancanza di tempo libero, ma anche tempo per pensare e sviluppare il proprio business.
Certo nel mio lavoro di assistente virtuale ho notato che ci sono persone naturalmente predisposte per la delega, ma non è così per tutti. Per fortuna è possibile imparare a delegare – qui puoi leggere un mio articolo come farlo.
Cosa e come delegare
Ci sono alcune attività che più di altre risultano più adatte per essere delegate. Sono riuscita a identificare 6 tipi di attività che puoi delegare:
• piccole attività che sembrano irrilevanti. Non sono mai importanti o urgenti e anche se richiedono solo pochi minuti finiscono per portarti fuori dal flusso di lavoro e sommate insieme richiedono tempo.
• attività che possono sembrare complicate all’inizio, ma che alle fine puoi insegnare ad altri attraverso procedure scritte o qualche call,
• attività per cui non hai mai abbastanza tempo per svolgerle tutte insieme,
• attività che non ti piace fare o che non sono un tuo punto forte, ci metti molto più tempo di altre persone,
• attività importanti e complesse che richiedono molto tempo,
• attività molto semplici e a volte noiose che possono (e dovrebbero) essere gestite da chiunque tranne te.
Inizia a delegare a piccoli passi.
Prenditi un momento e scrivi tutte le attività che fai in un mese. Dopo aver creato la lista, passala in rassegna e chiediti: quali attività puoi delegare? Questo elenco è il tuo punto di partenza. Seleziona poche attività che decidi di delegare per vedere come ti trovi e come organizzare il flusso di delega.
Spesso le persone mi raccontano la loro esperienza con il processo di delega. Quando la delega non ha funzionato di solito la persona non ha:
- definito i compiti in modo molto chiaro compresi i limiti e gli obiettivi di un intero processo
- verificato che chi doveva fare il lavoro, aveva a disposizione tutti gli strumenti e le risorse che servono per portare a termine le attività
- scelto le persone adatte e affidabili
- condiviso le linee guida ben precise e chiare
- stabilito i momenti di analisi dei risultati e di feedback sulle attività
Dopo aver capito cosa e come delegare ricorda che nessuno è perfetto.
Mi piace pensare alla regola dell’ 80% – se le attività che vuoi delegare possono essere fatte da qualcun altro con circa l’80% di qualità e velocità (nessuno è perfetto), delegale. In questo modo potrai concentrarti sulle priorità e liberare il tuo tempo.