AZ Assistente Virtuale

Cosa vuol dire essere multitasking?

Multitasking è una parola inglese che vuol dire svolgere diverse mansioni contemporaneamente o fare diverse cose allo stesso tempo (Fonte: dizionario Garzanti). Il momento in cui viviamo spesso ci porta a pensare che farlo potrebbe in qualche modo essere la soluzione a tutte queste attività che dobbiamo portare a termine quotidianamente. In questo modo ci convinciamo che possiamo preparare la cena mentre parliamo al telefono con nostra madre e aiutiamo nostro figlio a fare i compiti. Niente di più sbagliato…non solo secondo me ma anche secondo le ultime ricerche che hanno constatato l’inutilità di essere multitasking.

Più fai, meno rendi

La ricerca americana Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching ha rivelato che il cervello umano non è adatto a processare più attività contemporaneamente. Successivamente l’University of Sussex ha condotto uno studio sulle risonanze magnetiche delle persone che hanno trascorso lunghi periodi di tempo su più dispositivi elettronici contemporaneamente per esempio guardando la tv ed inviando i messaggi con il cellulare. Dimostrando che anche queste semplici attività riducono la densità della corteccia anteriore cingolata, responsabile del nostro controllo cognitivo ed emotivo e rivelando una densità della materia grigia inferiore nel cervello. In poche parole più cose svolgiamo contemporaneamente e meno prestanti diventiamo a livello mentale ed emozionale. Ulteriori ricerche sull’argomento condotte dall’University of Stanford hanno confermato che i multitasker hanno un’attenzione inferiore rispetto a quelli che preferiscono completare un’attività alla volta.

E’ stato uno dei miei mantra, concentrazione su una cosa e semplicità. (Steve Jobs)

Multitasking: come non cadere nella trappola?

Una volta mi capitava spesso di entrare nella modalità multitasking ma col passare del tempo e soprattutto quando ho deciso di diventare una assistente virtuale le cose sono cambiate. In tutti questi anni ho saputo organizzarmi e ho smesso di fare diverse cose allo stesso tempo.

1. Stabilisci le priorità e svolgi un’attività alla volta.

Ho l’abitudine di fare quotidianamente una lista di cose da portare a termine e ne ho già parlato di questo argomento nel mio articolo “To Do List: come creare una efficace”. In questo modo non mi sfugge niente e posso liberare la mia mente per concentrarmi nel “qui ed ora”. Di solito cerco di individuare 2/3 attività più urgenti e più importanti che devo assolutamente finire. Quando finisco un determinato compito basta che guardi la mia lista e subito stabilisco un’altro compito a cui dedicarmi. Man mano che porto a termine le attività le depenno dalla mia lista, questo mi incoraggia ad andare avanti e a progredire nei miei compiti. Ho visto che se rimango focalizzata su una attività alla volta riesco a portarla a termine più facilmente senza distrazioni.

2. Impara a lavorare a blocchi

Chi di noi non conosce la sensazione deprimente di non saper bene cosa abbiamo fatto e di aver perso del tempo prezioso. Proprio per questo motivo ho imparato a lavorare a blocchi. Di solito imposto un lasso di tempo di 25 minuti nel quale mi dedico all’attività senza nessuna interruzione dopo di che mi concedo una piccola pausa di 5 minuti. In questo modo rimango concentrata e riesco a portare a termine più attività ed essere più produttiva.

2. Concediti le pause

Dopo esserci concentrati su un’attività abbiamo bisogno di prenderci una pausa per staccare un po’. Ma questo non vuol dire:

• controllare i messaggi sullo smartphone,
• accedere ai social come Facebook,
• pensare ad altri compiti da svolgere,
• cominciare a rispondere alle mail.

Le pause devono servire per ottenere dei benefici, per fare qualcosa di salutare e per consentire alla mente di ricaricarsi. Di solito uso le mie pause per prepararmi un caffè, una tisana, fare qualche piccolo esercizio di stretching o uscire in giardino per prendermi una bella boccata d’aria.

3. Elimina le distrazioni

Per migliorare la mia concentrazione ho adottato una serie di accorgimenti che mi permettono di non distrarmi dal lavoro che sto svolgendo:

• disabilitando tutte le notifiche sul cellulare,
• riducendo al minimo le icone sulla schermata home del cellulare,
• abbassando la suoneria del cellulare,
• usando pc in modalità “schermo intero” e tenendo aperte solo le finestre che mi servono per svolgere un determinato lavoro,
• stabilendo i momenti nell’arco della giornata durante i quali controllo i social media.

Sono piccole accortezze che non necessitano di uno sforzo particolare ma che possono farci risparmiare tempo prezioso, migliorare la qualità del nostro lavoro e di conseguenza della nostra vita.

4. Impara a gestire le urgenze.

Spesso il nostro lavoro viene interrotto proprio mentre siamo concentrati su un compito importante, perdiamo il filo e non riusciamo a concludere quello che stavamo facendo. Uno studio americano ha rivelato che per ritornare al nostro lavoro dopo varie interruzioni impieghiamo in media durante una giornata 23 minuti.

Quindi come ci dobbiamo comportare quando all’improvviso arriva un’urgenza. Intanto dobbiamo porci la domanda: È un’attività urgente ed importante? e dopo aver valutato l’importanza possiamo:

• risolverla subito

• scriverla nella lista di cose da fare

E poi impariamo a dire di no altrimenti rischiamo di prendere troppi impegni che poi non saremo in grado di gestire. Non possiamo sempre accontentare tutti.

Alla ricerca di equilibrio

L’unica forma di difesa sta nel tornare ad uno stile di vita più lento, meno prigioniero delle tecnologie e delle mille possibilità che ci offre il mondo, trovando cosi un nostro equilibrio interiore e scoprendo la qualità più che la quantità.