To Do List: perché utilizzarla?
La TO DO LIST è semplicemente un elenco personalizzato delle cose da fare e serve da promemoria per tutti nostri impegni e attività che dobbiamo svolgere quotidianamente. Personalmente adoro le liste che mi danno un senso di ordine e grazie alle quali riesco a svolgere più cose e non corro il rischio di dimenticare qualcosa. Sono indispensabili per migliorare la produttività ed evitare di procrastinare. Secondo me una “to do list” serve sopratutto per:
- dare la giusta priorità alle attività da svolgere
- alleggerire e chiarire la nostra mente
- concentrarsi sulle giuste azioni da compiere
- non farsi trascinare dalla quotidianità
Procrastinare è l’arte di stare al passo con ciò che è successo ieri, per evitare il domani.
Wayne W. Dyer
Ma come preparare una TO DO LIST efficace? Da dove iniziare? Intanto decidi il formato che preferisci per la tua lista: carta e penna oppure puoi usare gli strumenti digitali. Se sei una persona tecnologica sicuramente non potrai farne a meno di una di queste applicazioni:
Personalmente scelgo la soluzione più semplice (un agenda settimanale) solo nel caso dei progetti condivisi opto per uno dei programmi online come Trello o Asana.
Prepara una lista di tutte le attività
Una volta deciso il formato della tua “to do list” comincia a stilare un’elenco di tutte le attività. Ti consiglio di scrivere tutto che vorresti fare nell’arco di tempo che preferisci. Dovrà diventare per te una routine quotidiana. Di solito tengo sempre la mia lista a portata di mano in modo da poter dare un’occhiata, depennare le attività già eseguite oppure spostarle per i prossimi giorni. Alla fine della mia giornata, (oppure al mattino presto dipende dal bioritmo di ognuno di noi), la ricontrollo e l’ aggiorno cosi saprò già di cosa dovrò occuparmi il giorno dopo. Mi piace svegliarmi presto al mattino ed avere dei progetti chiari e ordinati a cui dedicarmi.
Definisci con chiarezza i tuoi obiettivi
Non possiamo scrivere sulla nostra “to do list” attività approssimative come “scrivere un articolo” ma dobbiamo specificare esattamente i nostri obiettivi. Essere troppo generici e poco realisti potrebbe far si che alla fine non riusciamo ad espletare tutto quello che abbiamo programmato, rimanendo delusi. Secondo me conviene scegliere un compito principale giornaliero da portare al termine e poi altri compiti minori, altrimenti mettendo “troppa carne al fuoco” si rischia di concludere poco e rimanere insoddisfatti.
Disponi le attività in ordine di priorità e definisci la scadenza
Una volta definiti gli obiettivi di solito divido la mia lista in tre categorie:
- breve termine
- medio termine
- lungo termine
assegnando la priorità ai compiti che sono più noiosi e più difficili. Per sottolineare ancora di più la priorità si possono utilizzare:
- simboli
- lettere
- colori diversi
Di solito definisco anche la scadenza di ogni compito entro oggi, domani o fine del mese. Prendo sempre in considerazione il fatto che mi piace svegliarmi presto e che al mattino sono molto più attiva quindi dispongo le attività in base al mio bioritmo. Ognuno dovrebbe decidere la propria disposizione delle attività basandosi sulla propria esperienza e sulle caratteristiche personali.
Dividi gli incarichi in attività più semplici
Conviene condividere le attività in compiti più semplici in modo da poterli rispettare e portarli al termine in breve. Guardando un’obiettivo complesso a medio/lungo termine sembra difficile raggiungerlo se invece lo dividiamo in attività più piccole e brevi sono sicura che alla fine non ci sembrerà più cosi irraggiungibile.
Concediti le pause
Non dimentichiamo che la vita non è fatta solo di lavoro e di compiti vari quindi concediamoci delle pause, gratificazioni, aiutandoci cosi ad essere costanti e motivati lungo il nostro percorso. Per me tante volte bastano piccole cose: una passeggiata con il mio cane, un dolcetto sfizioso, ascoltare un podcast interessante o due chiacchiere al telefono con una amica.
Sei ancora sommerso da tante incombenze e tanti compiti da portare avanti?
Allora ti consiglio la lettura del mio articolo sul come organizzarsi oppure di contattarmi.